De reiskosten die je maakt declareer je altijd wekelijks via de Yource Portal. De deadline voor het invullen van je reiskosten is altijd op maandag 23:59 uur van de week ervoor. Heb je bijvoorbeeld gewerkt in de week van maandag 17 februari t/m zondag 23 februari? Dan is de deadline voor het indienen van je reiskosten van die week maandag 24 februari 23:59 uur.
Je kan op twee manieren naar je werk reizen: met het openbaar vervoer of met je eigen vervoer. Wanneer je met het OV reist declareer je dit op een andere manier dan wanneer je met je eigen vervoer naar je werk gaat. We leggen hieronder graag aan je uit hoe je jouw reiskosten declareert.
Kosten OV declareren
- Login in de Yource Portal.
- Klik op de button ‘Onkosten vergoedingen'.
- Klik op 'Declaratie toevoegen'.
- Vul bij 'Datum' de datum in waarop jij jouw reiskosten declaratie indient.
- Bij 'Project' staat automatisch al het juiste project waar jij werkzaam bent ingevuld. Wanneer dit niet het geval is kan je dit zelf aanpassen via het drop down menu als je op het pijltje klikt.
- Vul bij 'Type declaratie' OV-vergoeding in. Je selecteert deze als je op het pijltje klikt via het drop down menu.
- Vul bij 'Euro' het totaal bedrag in.
- Geef bij 'Omschrijving' duidelijk aan om welke onkosten het gaat. Bijvoorbeeld: Reiskosten OV week 44 2020.
- Klik op de button 'Document toevoegen' en voeg het declaratieoverzicht van je OV-chipkaart als bijlage toe of de losse trein, tram en / of buskaartjes gebundeld in één Word document.
- Controleer of alles klopt en klik op de button 'Inleveren'.
Let op: Het totaal bedrag in de bijlage moet 1-op-1 overeenkomen met het bedrag wat jij in de regel 'Euro' (zie stap 7) hebt ingevuld. Komt dit niet overeen? Of vul je in de regel 'Euro' alleen het bedrag in en vergeet je de bijlage toe te voegen? Dan worden jouw reiskosten afgekeurd en ontvang je van ons een e-mail. Daarnaast kan je de declaratie ook opslaan. Wanneer je een declaratie opslaat heb je deze nog niet ingeleverd en wordt deze niet aan je uitbetaald. Vergeet dus niet om op de button 'Inleveren' te klikken.
Bijlage OV-kosten uploaden
De bijlage met daarin het overzicht van jouw gemaakte reizen kan je op twee manieren aanleveren. Dit hangt af van de manier waarop je met het openbaar vervoer reist:
- Je reist met een OV-chipkaart. In deze situatie maak je via de website van OV-chipkaart een declaratieoverzicht. Weet je niet hoe dit moet? Klik dan op deze link. Hier wordt stap voor stap uitgelegd hoe je dit het beste doet.
- Je reist met losse bus, trein en/of tramkaartjes. In deze situatie maak je van alle bonnen/kaartjes een foto of scan. Dit sla je op in JPEG formaat, in Word of in PDF. Let er op dat alle bonnen/kaartjes van je gemaakte reizen in 1 document worden geüpload. Heb je meerdere foto’s? Voeg dan alle foto’s samen in een Word document en voeg het Word document toe als bijlage.
Je moet de bijlage echt uploaden via de Yource Portal. Dit doe je via de button 'Document toevoegen'. Bijlages die los per e-mail naar ons worden gestuurd kunnen we helaas niet meenemen in de verloning.
Declaratie reiskosten meerdere weken
In principe declareer je jouw reiskosten wekelijks, dus één keer per week. Nu kan het een keer gebeuren dat je dit vergeet. In dat geval mag je eenmalig voor meerdere weken je reiskosten declareren. Hoe doe je dit?
- Je maakt per week een aparte bijlage zoals hierboven beschreven. Vermeld in het onderwerp van de bijlage het week nummer.
- Voeg de bijlagen apart toe via de button 'Document toevoegen'.
- De bedragen van alle bijlagen tel je bij elkaar op. Het totaal bedrag hiervan vul je in bij 'Euro'.
Kosten eigen vervoer declareren
Als je met je eigen vervoer naar je werk reist declareer je jouw reiskosten op een andere manier:
- Login in de Yource Portal.
- Klik op de button 'Urenverwerking'.
- Klik op het + icoon voor de dag waarop jij hebt gewerkt op kantoor.
- Vul het aantal uur in wat je hebt gewerkt.
- Kies werksoort 'Normale uren'
- Het systeem zet nu automatisch op elke dag waar jij hebt gewerkt je dagvergoeding voor reiskosten met eigen vervoer neer.
Je hoeft niet meer zelf je reiskosten die je met eigen vervoer maakt in te vullen. Dit gebeurt automatisch wanneer jij kiest voor de werksoort 'Normale uren'
Let op: Werk je thuis? Dan krijg jij geen reiskosten vergoed. Je kan deze niet declareren. Wanneer je jouw gewerkte uren invult kies je in dit geval altijd voor de werksoort 'Uren 100% Thuis'
Wanneer je zowel jouw uren en eventueel vakantiedaguren hebt ingevuld lever jij jouw urenbriefje in door op de button 'Inleveren' te klikken. Jouw leidinggevende keurt deze dan goed en vervolgens betalen wij alles aan je uit.
Nog niet tevreden met het antwoord? We helpen je graag verder! Stuur mail naar service@yource.work
of bel naar 088-9687231.